Đây là một báo cáo đáng chú ý – theo nghiên cứu của công ty tư vấn nhân sự DDI, cứ 10 nhà quản lý thì có 6 người nói rằng mức độ áp lực khi lần đầu tiên làm quản lý chỉ xếp thứ hai sau ly hôn.
Tóm lại, theo phần đông các nhà quản lý, ly hôn đứng đầu bảng về mức độ áp lực. Đứng thứ 2 không gì khác hơn là lần đầu tiên đảm nhiệm vai trò quản lý, dù đó là một thành tựu to lớn trong sự nghiệp họ đạt được sau một quá trình cống hiến miệt mài.
Lần đầu làm quản lý đứng thứ hai về mức độ áp lực
Trong nhiều trường hợp, điều này hoàn toàn có thể giải thích được. Những người được thăng chức lên quản lý đều xuất phát là những người có chuyên môn giỏi, đã có thành tựu nổi bật trong công việc. Vì vậy, họ kỳ vọng rằng vẫn duy trì được thành tích xuất sắc khi tiếp nhận một vai trò mới.
Tuy nhiên thực tế thì không hoàn toàn như vậy, bởi những kỹ năng cần thiết để trở thành một nhà quản lý đích thực hoàn toàn khác với các tiêu chí của một cá nhân có đóng góp tích cực trong tổ chức. Vì vậy, họ phải chấp nhận bỏ ra một vài năm đầu tiên “khốn khổ”, làm việc quá sức và (nói thẳng ra là) phần lớn không hiệu quả.
Bài viết này nhằm giúp các nhà quản lý mới khắc phục được vấn đề đó. Tham khảo lời khuyên của các chuyên gia và nhà nghiên cứu về vấn đề này, chúng tôi xác định được bảy thách thức của nhà quản lý mới – và đưa ra các giải pháp vượt qua chúng.
Ý thức được rằng mình là “cấp trên” và tự cho mình là người có quyền hành
Đối với một số người, chức danh quản lý sẽ đồng nghĩa với mọi thẩm quyền của họ sẽ có hiệu lực ngay lập tức. Nói cách khác, với chức danh mới họ sẽ có quyền làm bất cứ thứ gì, bằng bất kỳ cách nào mà họ nghĩ là hợp lý, và nghĩ rằng mọi người sẽ tự động tôn trọng và đáp lại bất cứ điều gì họ đưa ra.
Nhưng ngay lập tức, họ nhận ra điều hoàn toàn ngược lại. Họ nhận thấy nhân viên không tôn trọng ý kiến của mình (có thể vì chính họ chưa tôn trọng nhân viên), nhân viên không thực hiện những gì họ yêu cầu (có thể vì họ chưa lắng nghe nhân viên) và cuối cùng, đội nhóm hoạt động kém hiệu quả (có thể vì họ chưa hoàn thành tốt công việc với tư cách là nhà lãnh đạo).
Chuyên gia quản lý và tác giả của lynda.com, Todd Dewett, trong khóa học về các nguyên tắc cơ bản dành cho người quản lý mới, nói về việc trở thành một “nhà lãnh đạo đầy tớ”. Nói cách khác, Dewett nói rằng người lãnh đạo tuyệt vời thường làm việc hết mình để phát triển nhân sự của họ, vì nhân viên là người trực tiếp giúp bạn phát huy hết khả năng lãnh đạo của mình.
Người lãnh đạo tuyệt vời là “nhà lãnh đạo đầy tớ”
Tất nhiên, khía cạnh này cũng có những giới hạn nhất định, sẽ được đề cập trong các phần sau. Tuy nhiên, nếu bạn muốn có được sự tôn trọng và sự lắng nghe từ người khác, hãy đảm bảo rằng bạn đã tôn trọng và lắng nghe nhân viên của mình.
Nói cách khác, quy tắc vàng được áp dụng ở đây – bạn cho đi thứ gì, bạn sẽ nhận lại những thứ đấy.
Cố gắng duy trì các mối quan hệ như trước khi bạn lên làm quản lý
Điều này có vẻ như đối nghịch với vấn đề trước. Một người khi trở thành nhà quản lý, họ vẫn muốn giữ những mối quan hệ như trước đây, thì có vẻ như họ chưa toàn tâm cho vai trò lãnh đạo của mình (Michael Scott trong The Office, là một ví dụ điển hình).
Đây là thực tế – một khi bạn trở thành nhà quản lý, mọi thứ sẽ thay đổi. Các mối quan hệ của bạn với đồng nghiệp trước đây không thể giống với mối quan hệ với nhân viên làm việc cho bạn.
Điều này thường tạo ra khoảng cách vô hình cho những nhà quản lý mới, vì họ sẽ không phải là “một thành viên trong nhóm” như trước đây. Cách để vượt qua điều này rất đơn giản – hãy đối mặt. Bạn sẽ nhận ra rằng, nhân viên không thể là bạn của mình như trước đây.
Khi bạn là “sếp” của họ, bạn quan tâm đến nhân viên của mình, thì sự thật là bạn sẽ không có những mối quan hệ giống như bạn đã có với tư cách là một cá nhân trong đội nhóm.
Chú trọng vào quyền lợi của một cá nhân và không để ý phản ứng của những người khác
Một nhà quản lý mới lên chức, họ thường muốn nhận được sự ủng hộ của mọi người ngay từ ban đầu. Vì vậy, họ gặp gỡ những nhân viên của mình và cố gắng thỏa mãn tất cả nguyện vọng và mong muốn của nhân viên. Điều này có thể gây ra vấn đề!
Một ví dụ nổi bật trong Tạp chí Harvard Business Review sẽ chỉ rõ cho bạn thấy: Một giám đốc bán hàng mới được một nhân viên bán hàng kỳ cựu hỏi rằng liệu anh ta có thể có một chỗ đậu xe được chỉ định tại văn phòng vừa mở cửa hay không. Giám đốc bán hàng liền đồng ý, vì nghĩ rằng điều đó sẽ giúp anh ta xây dựng mối quan hệ bền chặt hơn với nhân viên bán hàng kỳ cựu đó. Sau khi nghe tin, một nhân viên bán hàng khác có thành tích cao nhất trong đội đã xông vào văn phòng của giám đốc bán hàng mới và đe dọa sẽ nghỉ việc. Anh ta cho rằng lẽ ra anh ta cũng phải có được chỗ đậu xe.
Đây là một vấn đề đáng suy nghĩ – bạn không thể đưa ra quyết định với tư cách là người quản lý trong những trường hợp không có nhiều ý nghĩa. Bạn phải nhận ra quyết định của mình sẽ ảnh hưởng như thế nào đến văn hóa chung của cả nhóm và hình thành các quy tắc cơ bản mà bạn tuân thủ. Nếu không, bạn sẽ gây ra các xung đột không đáng có cho những thứ không đáng kể như câu chuyện chỗ đậu xe.
Luôn cho rằng mình đúng
Hầu hết các nhà quản lý mới đều là những cá nhân có đóng góp xuất sắc, đó là lý do tại sao họ được thăng chức, sau đó họ sẽ quản lý một nhóm những người làm những công việc họ đã thành thạo trước đây. Vì vậy, suy nghĩ của họ rất đơn giản – tôi biết cách làm điều này, vì vậy mọi người nên làm theo cách của tôi, đảm bảo sẽ thành công.
Điều đó không hiệu quả. Có rất nhiều cách khác nhau để đạt được cùng một mục tiêu, và nếu bạn yêu cầu mọi thứ được thực hiện theo cách của bạn, bạn sẽ mất đi những ý tưởng mới mẻ khác trong số đông còn lại. Các nhà quản lý mới nên tránh việc quản lý vi mô bằng cách tập trung vào kết quả thay vì quá trình.
Một vấn đề khác của vấn đề này – nếu bạn chỉ định một cách để hoàn thành một việc gì đó, bạn đang hạn chế đáng kể khả năng sáng tạo của nhóm mình. Nếu bạn muốn đội nhóm của mình có nhiều ý tưởng sáng tạo và đổi mới, bạn cần có tư duy cởi mở và đủ tự tin để mọi người làm theo cách của riêng họ.
Mặt khác, nếu ai đó không hoàn thành công việc của mình, thì đây là thời điểm bạn nên đóng góp và đưa ra quyết định. Nhưng, ngay cả trong trường hợp này, bạn cũng không nên yêu cầu “hãy làm theo cách của tôi, bởi vì cách này hiệu quả.” Thay vào đó, hãy tìm ra cách phù hợp với họ.
Không xác định được khối lượng công việc của một nhà quản lý
Có một quan niệm sai lầm rằng quản lý thường nhàn hơn. Bởi vì họ không có trách nhiệm giống như người trực tiếp hoàn thành công việc – chẳng hạn như thực hiện 50 cuộc gọi bán hàng mỗi ngày, viết một lượng code nhất định – mọi người thường nghĩ rằng quản lý sẽ ít việc hơn.
Nếu bạn cũng nghĩ như vậy, bạn đã nhầm. Sự thật là, các nhà quản lý mới thường làm việc nhiều giờ hơn so với trước đây và mức độ căng thẳng cao hơn rất nhiều.
Nhà quản lý mới thường bận rộn và căng thẳng hơn
Lý do một phần đến từ kinh nghiệm. Khi bạn làm một công việc trong thời gian dài, bạn sẽ giỏi hơn và có nhiều kinh nghiệm để hoàn thành công việc nhanh hơn. Ví dụ, một kỹ sư phần mềm cần nhiều nỗ lực để viết dòng code đầu tiên của họ, hoàn toàn khác với dòng code thứ 1.000 mà họ viết.
Làm quản lý không có gì khác biệt. Vì các nhà quản lý mới, theo định nghĩa, chưa có nhiều kinh nghiệm, họ cần thêm thời gian làm và nỗ lực hơn trong một vài năm. Ngoài ra, các nhà quản lý áp lực hơn nhân viên bình thường – điều này thúc đẩy họ làm việc chăm chỉ hơn trước đây.
Nhưng, bên cạnh đó, quản lý con người luôn rất phức tạp. Sự cố xảy ra. Nhân viên bất ngờ nghỉ việc. Mọi người không hoàn thành công việc theo cam kết mà họ đặt ra.
Nói chung, có rất nhiều tình huống khó lường trong nghề quản lý, trái ngược với việc quyết định trở thành một nhân viên bình thường và điều đó khiến họ phải nỗ lực nhiều hơn.
Giải pháp ở đây là lưu ý rằng thăng chức lên quản lý đồng nghĩa với việc bạn phải cam kết làm việc áp lực hơn và nhiều giờ hơn chứ không phải ít hơn. Nếu bạn xác định trước điều này, công việc quản lý sẽ thuận lợi hơn.
Nghĩ rằng bạn phải làm tất cả một mình
Như đã đề cập ở phần hai, các nhà quản lý mới dễ cảm thấy bị cô lập, vì họ không thể hình thành mối quan hệ với nhân viên giống của mình như đồng nghiệp trước đây. Một số luôn tự nỗ lực để hoàn thành trách nhiệm – để chứng minh năng lực quản lý.
Các nhà quản lý mới nên cố gắng tìm một người cố vấn mà họ có thể trao đổi về những thách thức. Bạn nên tận dụng các khóa đào tạo mà công ty cung cấp. Bạn cũng nên dành thời gian sau giờ làm việc để uống nước và trò chuyện với đồng nghiệp cùng chia sẻ những vấn đề bạn đang gặp phải.
Trở thành một người quản lý mới không dễ dàng. Nắm giữ tất cả và cố gắng hoàn thành công việc một mình không phải là cách làm đúng đắn. Thay vào đó, đây chính là thời điểm bạn học cách tận dụng sự trợ giúp – và sau đó bạn có thể hỗ trợ ngược lại bằng cách cung cấp sự hướng dẫn cho những thế hệ quản lý tiếp theo.
Giao tiếp không hiệu quả
Thách thức lớn nhất đối với các nhà quản lý mới là giao tiếp, hay chính xác hơn là thiếu thông tin liên lạc. Thực tế là, những gì họ nói (hay không nói) với tư cách một người quản lý đều có sức ảnh hưởng đến nhân viên của mình, và mọi thứ họ làm đều được soi dưới “kính hiển vi”.
Ví dụ, họ có việc cần giải quyết gấp nhưng nhân viên không nhận ra được điều đó. Có thể họ sẽ tỏ thái độ cằn nhằn yêu cầu nhân viên sớm hoàn thành công việc.
Chắc chắn, điều đó sẽ giúp người quản lý nhanh chóng hoàn thành nhiệm vụ. Nhưng nếu đi quá giới hạn, có thể họ sẽ đánh mất mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên của mình. Tuy nhiên về lâu dài, người quản lý nên giải thích rõ cho nhân viên lý do tại sao nhiệm vụ lại cấp bách và tại sao họ phải hoàn thành nhiệm vụ đó lại rất quan trọng. Mặc dù điều này sẽ mất nhiều thời gian của quản lý hơn nhưng về sau nhân viên sẽ hiểu vấn đề.
Tương tự với việc làm rõ phong cách làm việc và cách giao tiếp của bạn với nhân viên. Ví dụ, nếu bạn là người thích sự chính xác thay vì cảm tính, hãy nói rõ điều đó.
Có một câu thoại tuyệt vời trong bộ phim My Blue Heaven của Steve Martin, Martin nói, “Tôi không tin vào tiền tip, tôi tin vào việc tip nhiều hơn nữa”. Tương tự như vậy đối với người quản lý, đừng chỉ giao tiếp. Hãy giao tiếp nhiều hơn.
Đồng bộ tất cả lại với nhau.
Nghề quản lý là phải cân bằng. Bạn cần phải mạnh mẽ, nhưng cũng có lòng trắc ẩn. Bạn cần phải linh hoạt, nhưng đừng quá nhạy cảm. Bạn đặt kỳ vọng cao, nhưng cũng cần phải đo lường hợp lý.
Tất cả những điều đó làm cho nhiệm vụ quản lý trở nên phức tạp. Và áp lực. Đặc biệt đối với những nhà quản lý mới.
Vậy, đối với mỗi tổ chức, bạn cần làm những gì có thể để hỗ trợ các nhà quản lý mới và cung cấp khóa đào tạo nào để giúp họ trở nên chuyên nghiệp. Không chỉ nằm ở việc bạn không muốn những nhà quản lý mới gặp khó khăn mà còn bởi vì nếu họ làm việc không hiệu quả, thì cũng sẽ có những tác động lớn và liên lụy với các bên khác.
Nguồn: https://www.linkedin.com/business/learning/blog/learner-engagement/7-problems-new-managers-often-face-and-how-to-overcome-them
in Management